I Allbok Bibliotek starter du med å legge inn et årsbudsjett. Budsjettet styrer hvor mye det kan kjøpes av pakker og lånes ut av Klikk. Biblioteket har dermed full kontroll og vil ikke kunne låne ut for mer midler enn man på forhånd har satt av. Før et budsjett er lagret er det ikke mulig å kjøpe eller låne ut noen bøker.
Budsjettet finner du i toppmenyen. Ved å klikke på knappen Fordel årsbudsjett fordeles budsjettet jevnt på måneder. Forslaget kan brukes som et utgangspunkt man justerer på til ønsket fordeling eller fordel alt selv. Summen av månedene må være lik årsbudsjettet. Er det noe som ikke stemmer får dere tilbakemelding ved forsøk på å Lagre hvor avvikende beløp vises og hjelp til å justere gis. Se skjermbilde lenger ned på siden.
Biblioteket kan når som helst i løpet av året øke/redusere årsbudsjettet eller endre månedsfordelingen, men man kan ikke gå lavere enn allerede forbrukte midler.
Ved hvert månedsskifte gjør systemet opp status. Forbrukt beløp låses for avsluttet måned. Hvis det gjenstår penger på månedsbudsjettet fordeles disse på de resterende månedene etter samme fordelingsnøkkel som ligger i den automatisk månedsfordelingen.
Det er to unntak:
- Ubrukte midler i desember overføres ikke til neste års budsjett
- Hvis gjenværende måneder i året er satt til 0 i budsjettet vil ikke ubrukte midler fordeles på resterende måneder.
Vær oppmerksom på følgende:
Grunnet Klikk-modellen for e-bøker hvor bøker biblioteket først betaler for ett utlån hvis boka leses mer enn 10%, så vet man først om et utlån skal betales for ved tilbakelevering. Dette gir noen utfordringer.
- Budsjettet er en fordeling av pengene dere ønsker å bruke pr. måned
- Når en pakke kjøpes trekkes beløpet øyeblikkelig fra budsjettet og forfaller til fakturering inneværende måned.
- Når ett Klikk lånes ut reserveres pengene for klikket. Det forfaller ikke til fakturering før boka leveres tilbake f.eks måneden etter fordi vi må vite om boka er leste mer enn 10%.
- Hvis et Klikk-lån leveres tilbake og ikke er lest (lest under 10%) så vil reserveringen fjernes. Merk at dette kan være i en annen måned enn boka ble lånt. I praksis økes dermed månedens budsjett uten at dette synes i Årsbudsjettet.
Det blir altså en forskyvning mellom månedene hvor bøker reserveres eller reservasjoner oppheves i en annen måned enn lånt. Hva som faktisk faktureres pr. måned vil derfor ikke stemme overens med budsjettet, men gjennom året vil dette utjevne seg.
I tillegg må dere være klar over følgende i forbindelse med årsskiftet:
- Hvis det er gjenstående penger igjen på årets budsjett når man går over i ett nytt år, overføres ikke disse til nytt år. Man må sette et helt nytt budsjett.
- Klikk-lån som er lånt i slutten av ett år vil ofte leveres tilbake året etter og dermed forfalle til fakturering året etter. Dette trekker ikke av budsjettet dere har satt for det nye året siden reservasjon skjer når boka lånes (år over år utjevner dette seg).
- Reservasjon fjernes ikke for Klikk-lån som avsluttes i ett annet år enn startet og er lest mindre enn 10%. Disse pengene legges altså ikke tilbake i potten for et nytt år.
